At få dine medarbejdere til at arbejde hjemmefra er en fantastisk måde at gøre social distancering under COVID-19-pandemien mere effektiv. At gå fjernbetjening hjælper også med at reducere omkostningerne i øjeblikket, hvilket er vigtigt for virksomheder med et budget. Mens store virksomheder har fundet ud af det fra starten, kan mindre organisationer muligvis have svært ved at oprette et vellykket fjernsystem.
Vi er her for at hjælpe gør overgangen så problemfri som muligt.
Denne artikel fokuserer på en liste over alle de vigtige værktøjer, som en lille virksomhed har brug for for at opbygge et effektivt fjernmiljø. Tjeklisten består af værktøjer og trin, som alle små til mellemstore virksomheder skal tage for at blive fjerntliggende og forblive effektive, mens de gør det.
1. Anskaf al nødvendig hardware
For at kunne begynde at arbejde eksternt har alle medarbejdere brug for hardware for at få adgang til websteder, dele og arbejde på dokumenter og etablere kommunikation med andre medlemmer af virksomheden. Det meste af tiden betyder dette enten virksomhedsejet udstyr eller personligt udstyr.
Hver medarbejder skal have en bærbar computer eller pc at arbejde på, uanset om den ejes af virksomheden eller en personlig enhed, er det op til din virksomheds præference. Hvis du vil have dine medarbejdere til at have en mere professionel og sikker oplevelse og har budgettet til det, anbefaler vi at uddele virksomhedsenheder. Du kan oprette begrænsninger, overvåge aktivitet og lade dine medarbejdere lettere adskille deres personlige og arbejdsliv.
Sørg for, at alle medarbejdere har en passende enhed til at arbejde med til deres felt. For eksempel har en grafisk designer brug for en computer udstyret til at håndtere ressourcetunge applikationer, mens en forfatter kan klare sig med mindre kraftigt udstyr.
Hvis din virksomhed uddeler udstyr til arbejdere, skal du sørge for at holde styr på, hvilken enhed og hvor den skal hen. Vi anbefaler, at du opretter et regneark med oplysninger såsom enhedens serienumre, navnet på din medarbejder og underskrift samt enhedsmodellen. Dette sikrer, at ingen enhed blandes sammen eller går tabt.
2. Forbedre sikkerheden med VPN-tjenester
VPN er forkortelsen for Virtual Private Network. Kort sagt, VPN er et virtuelt kabel, der forbinder en computer til et ikke-lokalt netværk og giver en sikker forbindelse skjult for udenforstående. Dette er en yderst nyttig tjeneste for fjernarbejdere, da det reducerer risikoen for potentielt at udsætte fortrolige oplysninger.
De mange andre fordele ved at bruge en VPN inkluderer adgang til websteder, der er blokeret i en medarbejders land eller region, øget privatliv fra internetudbydere, beskyttelse mod hackere samt bedre internetforbindelser til servere ved hjælp af private, direkte ruter.
hvordan man sletter ekstra side Google Docs
VPN'er har deres eget sæt sårbarheder, da angribere forsøger at udnytte specifikke svage punkter og udnytte krypteringsprotokoller. Imidlertid er dine medarbejdere stadig sikrere med en VPN, da angribere har brug for mere tid og ressourcer til at spore dem, hvilket gør det mindre sandsynligt, at de målretter mod dem.
Vores anbefalinger til en VPN inkluderer NordVPN , ExpressVPN og CyberGhost . Alle disse tjenester er hurtige, nemme at bruge såvel som overkommelige for små virksomheder.
3. Hold styr på tiden
Da du ikke kan kontrollere, om en medarbejder arbejder personligt, som du ville på kontoret, skal du være i stand til at se, hvornår de arbejder virtuelt. Du kan altid bede dem om simpelthen at skrive det ned og sende det til dig, men dette er ikke effektivt og giver meget plads til medarbejderne.
En mere præcis og effektiv måde er at bruge en virtuel Time Tracker, som holder dig opdateret, så snart en medarbejder begynder eller holder op med at arbejde. Andre nyttige funktioner, der findes i disse værktøjer, giver dig mulighed for at kontrollere IP-adressen, som din medarbejder har klokket ind fra, hvilket kan sikre dig, at de er i deres hjem.
Logningstid er også nødvendig for at du kan bestemme, hvor mange timer en medarbejder har brugt på at arbejde. Dette er afgørende, hvis du betaler folk baseret på en timesats, da du har brug for en nøjagtig rapport. Parring af dette med computerovervågningsværktøjer kan sikre, at dine medarbejdere ikke prøver at snyde systemet.
Til disse formål anbefaler vi stærkt at indarbejde de værktøjer, der tilbydes af iLøst , samt Toggl Ansøgning.
4. Brug effektive kommunikationsværktøjer
Det er ikke nok at tale over telefonen, når man skifter til fjernarbejde. Du er nødt til at drage fordel af forskellige kommunikationsværktøjer for at holde trit med dine medarbejdere, besvare og stille spørgsmål, dele filer og foretage regelmæssige kontrolbesøg om hvert igangværende projekt. Heldigvis er der masser af løsninger, som alle appellerer til forskellige grupper af mennesker, som du kan vælge imellem.
Her er nogle af vores anbefalinger:
- Uenighed : Mens Discord startede som en applikation, der er mest tiltalende for yngre publikum, er den vokset til at blive en af de mest anvendte software til kommunikationsformål. Med muligheden for at chatte en-til-en, i grupper og i dedikerede servere dækker Discord alle kommunikationsbehov, en virksomhed måtte have. Det bedste ved det hele er gratis.
- Slap : Hvis du har brug for en mere professionel løsning, har Slack din ryg. Det giver dig mulighed for at samle dine medarbejdere og derefter oprette forskellige kanaler til chatting, meddelelser, opdateringer og arbejde. Hvad der adskiller det fra andre kommunikationsløsninger er den professionelle integration med forretningsværktøjer som Dropbox, Outlook Calendar, Salesforce og Jira Cloud.
- Microsoft Teams : Arbejder din virksomhed med Office-produkter som Word eller Excel? Din alt-i-en-løsning til kommunikation skal være Microsoft Teams. Det giver dig mulighed for at oprette en virtuel version af din virksomhed og derefter give dig alle de værktøjer, du har brug for til at gøre personlige aktiviteter fjerntliggende. Chat, start videoopkald, hold konferencer og integrer med Office-applikationer for at samarbejde og dele projekter.
- Zoom : For virksomheder, der sætter pris på konferencer, er Zoom den bedste måde at oprette forbindelse til dine medarbejdere ansigt til ansigt, selv hundreder af miles væk fra hinanden. Nyd opkald i høj kvalitet, der kan rumme et stort antal ledsagere.
5. Samarbejd med medarbejderne
Mens det blot kan kommunikere med andre kan blive meget samarbejdsvilligt, kan du altid forbedre dette ved at drage fordel af suiter designet til realtidssamarbejde. Kombiner dette med lyd- eller videoopkald for yderligere at forbedre effektiviteten af at arbejde sammen med andre medarbejdere.
Vores anbefalinger er som følger:
volumenikon mangler i Windows 10
- Office 365 (nu kendt som Microsoft 365 ): Microsoft 365 er måske den mest populære applikationspakke, der er tilgængelig i dag, og er en god løsning for medarbejdere, der ønsker at samarbejde om store projekter. Med værktøjer til at skrive essays, lave regneark, administrere data og endda oprette grafik kan du nemt samarbejde om en række projekter.
- G Suite : Hvad der gør Googles G Suite til et fantastisk valg for samarbejde er dens tilgængelighed. Alt hvad du behøver for at få samarbejde er en computer og din browser - ingen installation krævet. Arbejd med dokumenter, regneark og endda præsentationer sammen med dine jævnaldrende, komplet med lagring og fildeling via Google Drev.
- jeg arbejder : Selvom denne pakke kun er tilgængelig for Mac-brugere, er det et godt værktøj til at overveje at investere penge i. Opret smukke dokumenter med strømlinede værktøjer og samarbejde med kolleger uden at skulle bekymre sig om unødvendige detaljer.
Vi håber, at med hjælp til denne artikel , var du i stand til at få et indblik i, hvad du skal gøre og erhverve for at få succes med din virksomhed eksternt. Vi ønsker dig held og lykke og håber, at du får chancen for at arbejde sikkert hjemmefra.
